Alle informatie over HubSpot

Handleidingen:

Klik hier voor de Quick-start handleiding om je HubSpot account juist in te stellen bij de eerste keer inloggen.

Klik hier voor de laatste versie van de gebruikshandleiding van HubSpot. (laatste bijwerking: 06/12/2023)

Klik hier voor een handleiding om ontvangen Whatsapp berichten te kunnen lezen in HubSpot.

Klik hier voor een handleiding om van 3 meldingen bij een nieuw toegewezen deelnemer 1 melding te maken in HubSpot.

Video’s:

Klik hier voor de Webinar over HubSpot van 23/02/2022.

Klik hier voor de introductie video over HubSpot.

Klik hier voor een uitleg hoe je de weergave van Systeem 2.0 kunt inschakelen.

Neem bij vragen contact op met Bram Pol via bram.pol@rookvrijenfitter.nl.

Waarom Hubspot?

Kort samengevat is Hubspot een ‘Customer relationship managementsystem’ (CRM). Het systeem wordt veel gebruikt door bedrijven die daarmee inzicht houden in hun klanten. Mede vanwege de pijplijn met verschillende fases die het systeem bevat, hebben ook wij hiervoor gekozen.

Er zijn verschillende redenen waarom we met Hubspot aan de slag gaan:

–          Kwalitatievere begeleiding

o   Met het systeem kun je als coach beter overzicht houden van de status van alle deelnemers. Met een steeds groter aantal stoppers, is het ingewikkeld om van iedereen alles op een rijtje te hebben. Met dit systeem is dat eenvoudig. E-mails en telefoontjes kunnen bijvoorbeeld automatisch worden gekoppeld aan de deelnemer. Je kunt op die manier een dossier opbouwen.

o   Vanuit het systeem kun je met één klik gemakkelijk bestanden delen. Denk aan een lijstje met tips voor de stopdag of de uitleg over de community (die in 2022 ook voor stoppers gaat komen!).

o   Je kunt snel templates (standaard e-mails) verzenden. In het systeem zullen steeds meer nuttige templates staan. Bijvoorbeeld een standaard e-mail die je na het plannen van de intake naar de deelnemer stuurt. Hierin is een gedeelte van de gegevens, zoals de naam van de deelnemer, automatisch ingevuld.

o   En nog veel meer. Er zijn ook mogelijkheden om te synchroniseren met je agenda en deelnemers zelf hun intake te laten plannen op basis van jouw agenda. In de toekomst zal hier meer info over volgen, in eerste instantie richten we ons op het operationeel krijgen.

–          Vereenvoudigde afstemming met de centrale organisatie

o   In de pijplijn worden gegevens over het begeleidingstraject gevraagd. Dat zorgt ervoor dat er veel minder contact nodig is tussen coaches en de administratie van de centrale organisatie. In plaats van dat er gemaild moet worden dat de intake gepland staat, ‘sleep’ je de deelnemer straks in de pijplijn naar de fase ‘Intake gepland’ waardoor Jennifer een melding krijgt dat het handboek en de knijpbal verzonden kunnen worden en ze kan declareren.

o   Als centrale organisatie kunnen wij veel beter zien wat de stand van zaken per deelnemer is. Daardoor zullen we minder vaak hoeven bellen of mailen om hier een update van te krijgen.

–          Betere analyses voor doorontwikkeling

o   Met het systeem zijn we in staat om betere data-analyses te doen waarmee we het programma verder kunnen ontwikkelen. Dit stelt ons namelijk in staat om te kijken naar verbanden in de data. Misschien blijkt wel dat mensen die meedoen met Fresh Air Walks 20% meer kans hebben om na één jaar nog gestopt te zijn.

–          AVG-proof systeem

o   Hubspot is een heel professioneel systeem waar door een grote organisatie aan gewerkt wordt. Daardoor zijn er veel updates en volgt het altijd de geldende wetten en regelgeving. Zo ook de AVG (in het Engels GDPR) wetgeving. Wij hebben het systeem zo ingesteld dat we hieraan voldoen.

In het begin zal er regelmatig een en ander aangepast moeten worden en voor jullie als coaches zal het systeem in het begin ook nog even wennen zijn. Maar uiteindelijk gaat dit een hele hoop tijd besparen en de begeleiding naar een hoger niveau brengen.

Om een nog iets beter beeld te krijgen, hebben we deze introductievideo gemaakt. Bekijk die hier: https://youtu.be/MnaEqWhT6OM

De handleiding zal regelmatig geüpdatet worden. De laatste versie van de handleiding kun je altijd op deze pagina vinden.

Voor iedere coach die de opleiding heeft afgerond en klaar is om te starten, maken wij een gebruikersaccount aan. Na het invullen van dit ‘startformulier’, wordt het account aangemaakt.

Voor vragen over het systeem kun je altijd terecht bij Brammit (Bram van de IT) via bram.pol@rookvrijenfitter.nl.